EOC INFORMÁTICA

Dentro de la empresa y las pymes es costumbre vigilar los grandes costes que afectan a la estructura de la misma, pero existen otros gastos considerados como rutinarios o menores a los que no se les presta la atención adecuada. Una de ellas son los usos que se hacen de las impresoras multifunción existentes en los despachos. Dedicamos tiempo a establecer costes e impresión cuando contratamos el renting de la impresora, pero después no nos centramos en el punto de que quizá sea más crítico como cuando se utiliza la fotocopiadora y si realmente se puede racionalizar su uso. ¿Conviene auditar los hábitos de utilización del equipo multifunción para optimizar los costes?

Auditoría en costes de impresión: ventajas y beneficios

Una auditoría de impresión te ayudará a averiguar:

Quién y cuándo imprime. No se trata de una herramienta de control, sino de tener la información necesaria para identificar qué departamentos son los que hacen un uso más intensivo de las impresoras, qué tipología de documentos realizan, con qué frecuencia… para ofrecer la mejor solución para ellos. Igual hemos provisto de una impresora de color en un equipo, cuando a ellos les viene mejor una impresora mucho más rápida y en blanco y negro dado que sólo imprimen documentos para uso interno y no para cliente y el color no es un factor determinante. Lo mismo, si lo aplicamos a departamentos que imprimir documentos de mucho volumen, donde prima que el mantenimiento de la máquina sea óptimo para que no se produzcan atascos ni averías en las bandejas que obliguen a reimprimir todo el documento y con ello se estén desperdiciando recursos innecesariamente. ¿Cuánto cuesta imprimir? Salvo el departamento que recibe la factura, casi nunca nadie sabe el coste exacto del que vale imprimir en la oficina. Informar a todos los miembros ayudará a que sean más responsables a la hora de solicitar documentos en la impresora de la oficina.

Opciones para optimizar el número de impresiones. La auditoría debe incluir recomendaciones de uso para hacer uso de las funcionalidades que ayuden a bajar el coste unitario de cada copia. Ya no sólo de tinta, sino de papel, por ejemplo.

Los beneficios de la gestión documental. Educar en las ventajas en ahorro de tiempo y mejora del trabajo en equipo con las soluciones en gestión de carpetas y documentos del equipo multifunción.

Funciones de la impresora que nos ayudan a ahorrar. Claves para saber usar la impresora adecuadamente, con el fin de sacarle el máximo provecho, obtener unas impresiones de la máxima calidad al coste más bajo posible en cada caso. Las auditorías son fuentes de información que se realizan con el fin de mejorar procesos. Incluye la auditoría de impresión en tus planes de este mes y comienza a ahorrar desde ese mismo momento gracias al renting de fotocopiadoras profesionales.